اکنون به مورد دیگری از فهرست اطلاعات پایه یعنی کلاس و دانش‌آموز می‌پردازیم. پس از کلیک بر آیکن مدیریت سیستم و نیز گزینه‌ی اطلاعات پایه، از لیست موجود «کلاس‌ها و دانش‌آموزان» را انتخاب می‌کنیم. در سمت راست پنجره‌ی باز شده سال‌تحصیلی جاری به صورت پیش‌فرض نمایش داده شده است. بر سربرگ کلاس‌ها کلیک می‌کنیم:

همان‌گونه که دیده می‌شود؛ در این پنجره امکان تعریف کلاس جدید، ویرایش کلاس‌های موجود، حذف و همچنین گزارش‌گیری وجود دارد. نیز دریافت اطلاعات از سال‌های قبل، سیستم دانا و نیز سامانه‌ی سناد برای کاربر ممکن است. (قابل ذکر است با وجود فراهم بودن بستر مناسب این کار در آهو، فرمت خروجی‌های سناد هنوز مناسب استفاده در آهو نیست). اطلاعات قابل مشاهده در جدول نیز عبارتند از: عنوان کلاس، دوره، شاخه، رشته، پایه و تعداد دانش‌آموز. همچنین در پایین جدول آمار تعداد کلاس‌ها و همچنین تعداد کل دانش‌آموزان در دسترس است. برای آشنایی بیش‌تر با شیوه‌ی تعریف کلاس، با کلیک بر گزینه‌ی جدید اقدام به تعریف یک کلاس جدید می‌نماییم:

همان‌گونه که دیده می‌شود امکان مشخص کردن رشته، پایه و عنوان کلاس وجود دارد. لازم به ذکر است که دوره‌ی تحصیلی و شاخه غیرقابل تغییر بوده و هنگام تهیه‌ی نرم‌افزار با توجه به اطلاعات ارسالی شما در سیستم درج خواهد شد. البته وجود دو قسمت شاخه و رشته وابسته به نوع دوره‌ی تحصیلی است به طوری که اگر دوره‌ی تحصیلی ما ابتدایی یا متوسطه‌ی اول باشد؛ این قسمت‌ها وجود نخواهند داشت. در این مثال فرض این است که دوره‌ی تحصیلی آموزشگاه ما متوسطه‌ی دوم می‌باشد. به طور خلاصه قصد داریم کلاسی با عنوان 201 در پایه‌ی یازدهم رشته‌ی نقشه‌کشی ساختمان از شاخه‌ی کاردانش را تعریف کنیم.

مشاهده می‌شود که کلاس 201 به لیست کلاس‌های آموزشگاه افزوده شده است ولی از آن‌جایی که این کلاس هنوز فاقد دانش‌آموز است؛ بنابراین عدد مربوط در ستون تعداد دانش‌آموز، صفر می‌باشد. در مورد نحوه‌ی دریافت اطلاعات از سنوات قبل، سیستم دانا و همچنین سامانه‌ی سناد در یک ویدیوی اختصاصی توضیح داده شده است.

برای افزودن دانش‌آموز به کلاس تعریف شده، بر سربرگ دانش‌آموزان کلیک می‌کنیم:

نخست از قسمت کلاس، کلاس تعریف شده‌ی خود را انتخاب کرده و برگزینه‌ی جدید کلیک می‌کنیم:

همان‌گونه که دیده می‌شود؛ در این قسمت امکان ثبت اطلاعات کاملی درباره‌ی دانش‌آموز وجود دارد. قسمت‌های رنگی اطلاعات ضروری برای اختصاص دانش‌آموز به کلاس مورد نظر است. کادر خالی سمت چپ نیز برای آپلود عکس دانش‌آموز است. در نهایت پس از وارد کردن اطلاعات مورد نظر، بر گزینه‌ی ذخیره کلیک می‌کنیم.

مشاهده می‌شود که نخستین دانش‌آموز کلاس 201 به لیست دانش‌آموزان اضافه شده و در سمت چپ نیز خلاصه‌ی اطلاعات وی در دسترس کاربر قرار گرفته است. همچنین در این قسمت، سه امکان دیگر برای کاربر وجود دارد:

1-   اعضای خانواده: از این قسمت می‌توان افراد دیگری از خانواده‌ی دانش‌آموز را به اطلاعات وی در سیستم افزود. به عنوان مثال برای دانش‌آموز فرضی احمد نجاتی، مشخصات یکی از افراد خانواده‌ را وارد می‌کنیم. بدین منظور بر گزینه‌ی اعضای خانواده کلیک می‌کنیم:

بر گزینه‌ی جدید کلیک می‌کنیم. نسبت فرد جدید را با دانش‌آموز مشخص می‌کنیم. نام، نام‌خانوادگی و سایر مشخصات و اطلاعات در دسترس را وارد کرده و در پایان بر گزینه‌ی ذخیره کلیک می‌کنیم. بدین ترتیب اطلاعات مربوط به یکی از اعضای خانواده‌ی دانش‌آموز در سیستم ثبت می‌گردد.

2-   تصویر مدارک: این گزینه‌ی مهم، امور مربوط به بایگانی اسناد و مدارک دانش‌آموزان را آسان کرده و در واقع آموزشگاه را به میزان زیادی از نیاز به در اختیار داشتن مدارک کاغذی آنان بی‌نیاز می‌سازد. بر روی آن کلیک می‌کنیم:

در سمت راست پنجره‌ی ظاهر شده؛ عکس و مشخصات دانش‌آموز همراه با سه امکان برای آغاز کار وجود دارد:

نخست انتخاب مدرک که از میان موارد فهرست شده، مدرک مورد نظر را انتخاب می‌کنیم. در این مثال ما صفحه‌ی دوم شناسنامه را انتخاب کرده‌ایم. دوم اینکه چنانچه بخواهیم مدارک را اسکن کنیم لازم است اسکنر وصل شده را نیز انتخاب و سوم اینکه میزان دقت کار را بر روی عدد دلخواه تنظیم نماییم. کادر خالی وسط نیز پیداست که محل قرارگیری تصویر مدرک انتخاب شده می‌باشد. همچنین در قسمت پایین این کادر امکانات دیگری برای انتخاب فایل از سیستم کاربر، تصویربرداری (در صورت وصل بودن اسکنر)، ویرایش تصویر به کمک نرم‌افزار paint ویندوز و بازگشت به تصویر اولیه وجود دارد. در ستون عمودی سمت چپ نیز امکاناتی برای حذف تصویر، ذخیره‌ی تغییرات، استخراج مدارک و در نهایت چاپ در دسترس کاربر است. با کلیک بر گزینه‌ی استخراج مدارک، سیستم آهو به طور اتوماتیک، رونوشت این مدارک را در مسیر دسکتاپ سیستم کاربر قرار می‌دهد.

3-   انتقال به کلاس دیگر: سومین امکان موجود در سمت چپ پنل مشخصات دانش‌آموز، گزینه‌ی انتقال به کلاس دیگر است. از این گزینه زمانی استفاده می‌شود که به هر دلیل از جمله مسائل انضباطی، تغییر رشته یا هر دلیل دیگر بخواهیم دانش‌آموزی را به کلاسی دیگر از همان آموزشگاه منتقل نماییم. در این صورت پس از انتخاب دانش‌آموز از لیست دانش‌آموزان کلاس در سمت راست، با استفاده از این گزینه او از لیست کلاس فعلی خارج و به لیست کلاس دیگر افزوده می‌گردد.

در این آموزش و نیز چند آموزش آینده، به معرفی و آشنایی با «مدیریت سیستم» خواهیم پرداخت. این زیرسیستم خود شامل چندین امکان مهم بدین شرح است:

1-   اطلاعات پایه

2-   مشخصات آموزشگاه

3-   مدیریت پیامک

4-   پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات

5-   مدیریت وقایع

6-   اطلاعات حذف شده

در این آموزش نخست بخش اطلاعات پایه را مورد بررسی قرار می‌دهیم. پیش از آن توجه به چند نکته ضروری است:

1-   اطلاعات پایه‌ی سیستم شامل سه دسته اطلاعات می‌باشند. یک دسته آنهایی هستند که در سیستم موجود بوده و غیرقابل تغییراند. اطلاعاتی درباره‌ی دوره‌های تحصیلی، دروس آنها، رشته‌های تحصیلی و مواردی از این دست. دسته‌ی دیگر اطلاعاتی هستند که به صورت پیش‌فرض در سیستم موجودند ولی قابلیت ویرایش و حذف دارند. همچنین کاربر یا مدیر سیستم می‌تواند اطلاعات جدیدی در این قسمت وارد نماید. دسته‌ی سوم آنهایی هستند که صرفاً کاربر یا مدیر سیستم خود به سیستم وارد می‌کند و به صورت پیش‌فرض هیچ اطلاعاتی از این گونه در سیستم موجود نمی‌باشند.   

2-   مورد دیگر ضرورت دقت در وارد کردن اطلاعات در این قسمت است. زیرا بانک اطلاعاتی آموزشگاه ما را اطلاعات ورودی ما تشکیل خواهد داد و هرگونه بی‌دقتی در این قسمت، منجر به گزارش‌های نادرست سیستم خواهد شد.

پس از کلیک بر آیکن مدیریت سیستم و سپس کلیک بر اطلاعات پایه، از لیست موجود نخستین آنها یعنی دروس را انتخاب می‌نماییم.

همان‌گونه که مشاهده می‌شود؛ در این قسمت سربرگ‌هایی حاوی اطلاعات کامل درباره‌ی دوره‌ها و رشته‌های تحصیلی از ابتدایی تا متوسطه‌ی دوم در دسترس است. با کلیک بر هر یک از این سربرگ‌ها، جدول دروس پایه‌ها و اطلاعات دوره‌ی مربوط به کاربر نمایش داده می‌شود. در دوره‌ی ابتدایی و متوسطه‌ی اول این اطلاعات صرفاً شامل نام دروس و ساعات هفتگی ارائه‌ی آنهاست و در دوره‌ی دوم آموزش متوسطه این اطلاعات موارد دیگری از جمله کد درس، تعداد واحد، عملی یا تئوری بودن درس و نیز نمره‌ی قبولی و مدل نمره را دربرمی‌گیرد.